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新员工必备之邮件礼仪知识 : 经理人分享

时间:2018-06-25 19:49来源:网络整理 作者:北箭GPS导航之家 点击:
新员工必备之邮件礼仪知识 Monica 2017-08-14 线上HR商学院说 初入职场,作为职场新鲜人,你要了解一些职场邮件礼仪知识。 现在求职和商务活动很多都是邮件,但你知道邮件礼仪吗?我想很多人都很随意吧!也许很多人也都不在意,但是如果你想往高处走的话,

新员工必备之邮件礼仪知识 Monica  2017-08-14

线上HR商学院说

初入职场,作为职场新鲜人,你要了解一些职场邮件礼仪知识


现在求职和商务活动很多都是邮件,但你知道邮件礼仪吗?我想很多人都很随意吧!也许很多人也都不在意,但是如果你想往高处走的话,有很多人不理解为什么他一直都走不到别人的高度!因为有时细节真的可以决定成败!大家就跟着小编一起看看本期的邮件礼仪中都需要注意哪些方面。


关于主题


1、一定不要用空白标题,这样不仅失礼,而且会让人认为这封邮件不值得看。


2、标题要简短,不宜冗长,选取最能反映文章内容的关键词。


3、标题最好写上“来自**的邮件”,方便收件人日后留存。


4、回复对方邮件时,应当根据回复内容更改标题,最好不要用默认的RE。


关于称呼


1、开头要称呼并问候收件人,在第一行顶格写。如果对方有职务,应按照职务尊称,如“XX部长”;如果不清楚职务,则可以按照“XX先生(女士)”称呼。


2、面向多个收件人时,可以称呼“各位XX”、“To all”。


3、对自己不熟悉或者级别高于自己的人不宜直接称呼英文名或全名。


关于正文


1、开头问候语是称呼后换行空两格写,最简单的是写“你(您)好”。在商务环境中,结尾经常写“顺颂商祺”,若是尊长则应使用“此致敬礼”,有时在工作交流的环境下也可以使用“以上,谢谢!”。


2、问候语结束后,就是亮明身份,应当简洁扼要地说明你的姓名或你代表的企业,一个简要的说明也是必要的。


3、正文内容简明扼要,行文通顺。正文多用1234之类的列表,最好能当屏显示,不要让别人拉滚动条才能看完你的邮件,可以考虑添加附件进去。


4、正文字体大小适中,中文可用微软雅黑,英文用Arial。


关于附件


1、如邮件带有附件,应在正文里提示收件人查看附件,正文中也应对附件内容做简要说明,特别是带有多个附件时。


2、附件文件应按有意义的名字命名,最好能够概括附件的内容,方便收件人下载后管理。当附件数目较多时应将其打包压缩成一个文件。


3、如果附件是特殊格式文件,应在正文中说明打开方式。


关于邮件签名


1、每封邮件在结尾都应签名,这可以让别人对你的信息一目了然。但签名信息不宜行数过多,可包括姓名、职务、公司、电话、地址等信息,一般不超过5行。


2、引用一个短语作为签名的一部分是可行的,比如你的标签、座右铭、公司宣传口号。但是要分清收件人对象与场合,切记一定要得体。


3、签名文字应与正文匹配,字体可以适当加粗,字号建议比正文小一些。


关于邮件发送


1、区分发送与抄送(cc),收件人是应该负责这封邮件所涉及的主要问题,理应对邮件予以回复和响应。而抄送的人则只是需要知晓这回事。发送和抄送中的各收件人的排列应遵循一定的规则,最常见的是按职位等级从高到低。


2、注意是否需要群发单显。群发单显是添加了很多收件人,但是收到邮件的人只看得到自己的名字,适用于隐私保护。


关于邮件回复


1、及时、针对性的回复邮件。回复最好不少于10个字。


2、区分单独回复和回复全体,单独回复是回复给发件人;回复全体是回复给发件人和其他收件人或抄送人。注意,当你对发件人提出的要求作出结论响应,应该回复全体,让大家都知道。


3、主动控制邮件的来往,为避免无谓的回复,可在文中指定部分收件人给出回复,或在文末添加以下语句:“全部办妥”、“仅供参考,无需回复”等。


关于邮件检查


1、切记要仔细检查,邮件中出现错误会让人感到不受尊重。检查是否存在错别字、语句不通之处、逻辑不顺之处;检查收件人、抄送人的邮件地址是否正确;检查附件是否完整。


2、尽量在一封邮件中把相关信息全部说清楚,说准确。勿要在之后补发“补充”或“更正”之类的邮件,这会让人很反感。


你的职场礼仪,不仅代表着个人的素养,也代表着公司的文化内涵。尊重他人,也是尊重自己。学好职场礼仪,成就更好的你。


(文章来源于网络,由博思嘉业精心推荐)


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作者:佚名
来源:博思嘉业

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